Алексей Капуста

Алексей Капуста: Моя система планирования

0/5
Один из самых частых вопросов, которые мне задают на тренингах, в интервью и личных разговорах: "Какими инструментами вы пользуетесь в своей работе?"
 
Сегодня я коротко расскажу об этом.
 
Основная программа, которую я использую для планирования, назыавется OmniFocus.
 
Оговорюсь, что я редко рекомендую ее для использования своим "ученикам", т.к. считаю ее  инструментом скорее для "продвинутого пользователя", чем для начинающего. Она может показаться сложноватой и черезмерно детализированной. Но мне она подходит на 100%.
 
Один из несомненных плюсов программы для меня - она есть для Мас и iOS, соответвенно с ней можно работать как на компьютере, так и на iPhone и iPad.
 
Если вы решите на нее посмотреть - вот сайт ее разработчиков http://www.omnigroup.com/omnifocus, а вот прекрасная книга http://www.usingomnifocus.com, которая описывает очень продвинутый уровень планирования с помощь этой программы.
 
OmniFocus построен на идеологии GTD, как и многие современные программы, однако вам не нужно быть фанатом Девида Аллена, чтобы пользоваться OmniFocus.
 
Программа, которая проще чем OmniFocus, и которую я с удовольствием рекомендую начинающим, называется Things.
 
Одако, важнее всего не инструмент, а уровень мастерства, это мы все понимаем.
 
Вторым важнейшим инструментом, который я использую, пожалуй, не реже чем OmniFocus, является Календарь. Позже скажу пару слов об этом.
 
И третья программа, которую я использую как некую справочную систему, это старый добрый Evernote.
 
Теперь немного конкретики.
 
У меня нет супер-продвинутого work-flow, я стараюсь придерживаться разумного минимализма, хоть у меня этот минимализм получается слабо.
Итак, 4 корневые папки: "Цели 2014 г"., "Работа", "Развитие" и "Личное". 
 
 
Цели разделены на основные жизненные сферы: Испания, Работа, Люди, Финансы и Развитие.
 
Прибизительно такая же логика и в остальных папках.
 
Работа состоит из Адизес-Испания, Адизес-Украина, Тайм-менеджмент и папка, которую я условно называю E-проекты. Е- по Адизесу - предпринимательство, там лежат проекты, которые либо только начаты, либо в стадии обдумывания и не относятся к тем, которые были описаны ранее. Про содержание этой папки разрешите не рассказывать. Скажу лишь, что именно там лежит "Pimiento-Гастротуризм".
 
Далее идет папка Развитие. Тут есть Креатив (в котором лежит Видео и Блог), Образование (Тут есть Языки: английский и испанский, Книги к прочтению и Фильмы к просмотру), и папка со странным названием Лайфстайл, где есть много интересного, например Кухня, Рестораны, Путешествия и другое.
 
И наконец папка Личное, в которой хранятся Люди, Деньги, Квартиры и Здоровье.
 
Вот такая система организации дел. Многим она покажется сильно усложненной, но для меня удобно - я ее использую с различными модификациями уже много лет.
 
Да, в программе "зашита" самая верхняя папка, называемая Inbox, куда по правилам GTD, ты сваливаешь все, что приходит в голову, чтобы потом разобрать.
 
Работает этот весь комбайн приблизительно так.
 
Есть 2 основных сценария - спонтанный и запланированный.
 
Спонтанный, это когда неожиданно возникает мысль, похожая на дело. "А не сделать ли мне однажды вот такое?"
 
Вынимаешь телефон, нажимаешь на кнопочку "Быстрая заметка" и пишешь. Заметка сохраняется Inbox и потом, когда прийдет время ее можно распределить в соответствующих проект/папку.
 
Запланированный сценарий такой. Один раз в определенный период времени (раньше у меня было строго раз в неделю, сейчас я это делаю чаще в самолетах или аэропортах) - открываем Inbox, распределяем все "заметки-дела" в соответствющие папки присваивая им дату начала-окончания и контекст. Про контексты писать не буду, т.к. слишком активно ими не пользуюсь. Дату начала и окончания далеко не всегда можно поставить даже более-менее приблизительную. В таких случаях я ее либо вообще не ставлю, либо ставлю "от потолка".
 
Далее я просматриваю годовые цели. Я делаю это довольно часто, точно больше чем 1 раз в неделю. Если прямо при просмотре у меня возникает мысль, похожая на "дело", я ее тут же фиксирую.
 
И далее я просматриваю все папки - одна за другой, наводя в них порядок, другими словами, из того, что там есть формирую некое подобие плана. Под планом я подразумеваю скорее последовательность шагов, чем последовательность шагов+даты.
 
Это пример подхода к планированию некоего относительно длинного периода времени - недели или месяца.
 
Для планирования дня в OmniFocus есть прекрасная находка, которая называется Due. Когда ты нажимаешь на эту кнопочку, система выдает тебе все задачи, которые были либо просрочены, либо срок выполнения на подходе. Когда ты смотришь на "Срок сегодня", "Срок на прошлой неделе", "Срок на следующей неделе", довольно просто вырисовывается картина приоритетов дня.
 
OmniFocus позволяет настроить массу полезных перспектив, кроме Due, например "Задача начинается сегодня" или "Сделано сегодня" или "Повторяющиеся 1 раз в неделю" и так до бесконечности. У меня есть десяток таких перспектив, но я их использую скорее, под настроение, чем на постоянной основе.
 
Итак, это, коротко, про OmniFocus, как систему планирования задач.
 
Календарь я использую для Событий, то есть неких работ, которые имею четко очерченный временной период в течение дня, например, Скайп-встреча.
 
Тут все просто - я планирую в среднем на 3 месяца вперед, хотя в моем календаре на 2014 год есть довольно много событий, на лето-осень 2014-го, например Одесский кинофестиваль, где я планирую побывать, встречи FBN-Украина, Всемирная Конвенция Адизеса в Черногории и т.п.
 
С недавнего времени я стал ловить себя на мысли, что я начинаю путаться в собственных перелетах, поэтому я вношу в календарь время вылета и прилета самолета тут же после покупки билета (билеты я тоже покупаю в среднем за 2 месяца).
 
Ну и, наконец, Evernote.
 
 
Скажу сразу, что Evernote может полностью заменить OmniFocus - он вполне пригоден для того, чтобы выстроить систему планирования только на нем. Кроме того, у него есть бесспорное преимущество по отношению к OmniFocus - он работает также и на Android (не проверял про WindowsPhone, но думаю, что тоже).
 
Evernote я использую как справочную систему. Папки в Evernote более-менее повторяют структуру OmniFocus.
 
Что такое справочная система?
 
Это клиппинг инернет сайтов или статей из интернет и фото статей из журналов или страниц из книг. Evernote прекрасно приспособлен и для того, чтобы одним нажатием кнопки отправить статью/сайт в нужную папку и для того, чтобы сфотографировав на iPhone интересную статью в журнале или страницу из книги сделать то же самое.
 
В последний год я подгонял систему планирования под жизнь в 2-х городах, в разных странах и в разных временных зонах, а также с учетом того, что я не менее 2 суток в месяц провожу в самолетах-аэропортах.
 
Определенные успехи в этом есть, о чем , возможно, расскажу в одной из следующих заметок.
 
 
 
 
Оценить статью: