Алексей Капуста

Интервью Алексея Капусты: Как повысить личную эффективность?

0/5
Алексей Капуста отвечает на вопросы для журнала Forbes Украина
 
Здравствуйте. Одной из проблем развития своего бизнеса я вижу недостаточную собственную эффективность: время расходуется малоэффективно, кажется, что можно успевать гораздо больше и затрачивать на решение проблемы меньше времени. Какие инструменты лучше использовать для управления собственным временем, кроме обычных – секретарь, ежедневник, блокнот? Олег

Отвечает Капуста Алексей, руководитель офиса Института Адизеса в Украине:

 
Возможности по развитию бизнеса, его прибыльности и масштабов во многом связаны с повышением эффективности сотрудников и руководителя. Если говорить об эффективности сотрудников, то она не ограничивается только вопросами тайм-менеджмента. Следует помнить, что вне зависимости от личной организованности эффективность сотрудника связана с грамотно выстроенными бизнес-процессами, налаженной коммуникацией с руководством и другими факторами, выходящим за рамки личной эффективности или управления временем. Базовые условия корректного выполнения задачи сотрудником – четкое понимание им задания, наличие достаточных полномочий и адекватная мотивированность.

 

С чего следует начинать работу над личной эффективностью?

 
Вначале я рекомендую провести простой аудит своего рабочего времени. Задача такого аудита – получить ясную картину прошедшего дня с точки зрения того, насколько продуктивно тратится ваше рабочее время, а также насколько вы придерживаетесь заранее запланированного графика.
 
Фиксируйте все работы, которыми вы занимаетесь на протяжении дня: время начала, время окончания, затраченное время. Отмечайте, что из перечисленного было запланировано заранее, а что «свалилось на голову».
 
Фиксировать время или, как это принято называть в практике тайм-менеджмента, проводить хронометраж, можно просто на листе бумаги, в таблице Excel или с помощью специального программного обеспечения – как вам удобно.
 
Я советую заниматься хронометражем в течение одной-двух недель. Этого времени вполне достаточно, чтобы четко, с точностью до 15 минут, осознать все погрешности в организации работы.

 

Второй этап – отделить зерна от плевел

 
Теперь следует заняться улучшением того, что кажется вам наиболее нелогичным в вашем рабочем дне. Совещания, деловые встречи, общение с сотрудниками – любой из видов активности менеджера может быть оптимизирован. Зачастую очень сложно сделать это самостоятельно, поскольку отвлекает, с одной стороны, текучка, а с другой – невозможность взглянуть на процесс отстраненно, поскольку мы слишком в него вовлечены.
 
В данной ситуации возможны два подхода
 
1. Закрепите в своем графике «железные 30 минут», когда никто вас не может тревожить ни по каким вопросам. Это – так называемое «затачивание пилы» или работа над улучшением процесса. Посвятите это время изучению принципов и инструментов тайм-менеджмента. Выработайте собственный план улучшений и действуйте. 
 
2. Обратитесь к специалисту, который способен посмотреть на ваш процесс посторонним, но квалифицированным взглядом, выработать рекомендации, способные быстро улучшить требуемый аспект.

 

Пошаговая оптимизация

 
Хронометраж – только первый шаг к построению общей системы управления собой. Полноценная система будет включать определение личных ценностей, приоритетов и целей (как долгосрочных, так и оперативных), которые, в свою очередь, должны быть согласованными с целями, ценностями и приоритетами компании.
 
Далее – построение личных стратегических и тактических планов.
 
Затем – их «оцифровка» в удобном для вас виде, так, чтобы все действительно важное всегда было под рукой, например, в смартфоне.
 
Ну и, конечно же, отслеживание выполнения или невыполнения задач (в последнем случае необходим также анализ причин). Использование каждого из этих инструментов имеет свои особенности и подходы.

 

Из личного опыта

 
Я провожу плановый хронометраж своей жизни дважды в год, длительность каждого – две недели. Главная задача – получение реальной картины моих инвестиций времени. Вначале я пользовался Exсel, а затем перешел на программу OfficeTime. В программе есть возможность учета стоимости вашего часа. Чтобы определить, сколько стоит час вашего рабочего времени, можно просто разделить ваш средний месячный доход на количество часов работы в месяц. Если посмотреть на общую картину с этого ракурса – моментально открываются глаза на реальную стоимость ваших перекуров или «висения» в Facebook. Другим большим плюсом этой программы является возможность ее использования как на компьютере, так и на iPhone/iPad.
 
Когда я чувствую, что что-то не клеится, что-то идет не так, где-то намечаются перегибы, а что-то важное, наоборот, недополучает внимания, – я снова включаю OfficeTime. Провожу небольшой, внеплановый аудит своего времени – и «факапы» тут же проявляются.
 
Оптимальный вариант – когда действительно приоритетные проекты получают достаточную «подпитку временем», а рутинные, наоборот, довольствуются малым. Если цифры говорят именно об этом, будьте спокойны – все идет как надо, и вы достигнете желаемого к нужной дате.
 
Хронометраж требует сильного напряжения воли. Но где взять волю и мотивацию? Что делать, если ничего не хочется? Факторов, конечно, множество, но главный (и многими недооцененный) – физическое состояние. Речь не о болезнях. Я говорю о максимальной, 100%-ной готовности вашего тела (а следовательно, и ума) к бою. Неправильное питание, эмоциональный осадок после недавней ссоры, накопившаяся усталость – все это подрывает желание и способность работать.
 
Для поддержания себя в тонусе я занимаюсь плаванием. Два-три занятия в неделю по одному часу в бассейне – и чувствуешь себя обновленным и полным сил, причем как в физическом, так и в эмоциональном плане.
 
Второе, не менее важное – настрой по отношению к собственным целям и работе, которую предстоит выполнять. Каждый раз, когда не хочется, спросите себя: для чего я это делаю? К какой из моих целей меня приближает эта работа? Процесс может быть довольно рутинным, но результат, которого вы достигнете в итоге, будет вас мотивировать. Если процесс вас тоже захватывает – вы в двойном выигрыше! Визуализация важной и вдохновляющей цели – это мой второй прием борьбы с «хандрой» и синдромом «не хочу».
 
Это – мой индивидуальный опыт. Придумайте свои техники. Пробуйте разное. Изучайте себя. В итоге вы выработаете свой уникальный стиль самоменеджмента.
 
Источник:
 
Источник: 
http://forbes.ua/
Оценить статью: