Встречи и совещания. Как их сделать максимально эффективными? Часть 3.

0/5

Хороший менеджер должен быть активным слушателем и задавать участникам вопросы, которые помогают им раскрыться. Показывайте, что для Вас очень важна точка зрения каждого и его вклад в обсуждение. Если же некоторые участники пассивно ведут себя или отмалчиваются, в таком случае Шенклер рекомендует обратиться к ним, например: «Я вижу, что Вы хорошо разбираетесь в том, о чем мы только что говорили. Не могли бы Вы добавить еще что-то по этому поводу?».  

Цель совещания: достичь того, чтоб каждый участник сделал свой результативный вклад.

Так как совещания проводятся для того, чтобы установить диалог между его участниками, то одним из ключевых моментов является их честный вклад для достижения его результативности. Успешные компании прекрасно отдают себе отчет в том, что споры и дискуссии просто необходимы для продуктивного рабочего процесса. «Наша цель состоит в том, чтобы каждый работник имел возможность выговориться, высказать свою точку зрения, поспорить», говорит Гари Кэли, исполнительный директор Юго-западных Авиалиний.

Никто в компании не должен чувствовать себя ущемленным, а также важно, чтобы ни один работник или группа не доминировали в дискуссиях и не навязывали свое мнение.

Основная цель главы совещания – сделать все, чтобы каждый участник был услышан. То есть подталкивайте к высказыванию более молчаливых сотрудников, сдерживайте тех, кто любит много говорить, а также контролируйте ситуацию, сглаживая острые моменты диспута. Не стоит отметать идеи, даже самые нелепые. Ваше отрицание может подавить участников, и эффект собрания может свестись к нулю. Вместо этого обращайте внимание на каждую идею, на каждую высказанную мысль, благодарите участников за их активность.
 
Ирв Шенклер, директор по управлению коммуникацией в школе бизнеса при Нью-йоркском университете, говорит, что хороший менеджер должен быть активным слушателем и задавать участникам вопросы, которые помогают им раскрыться. Показывайте, что для Вас очень важна точка зрения каждого и его вклад в обсуждение. Если же некоторые участники пассивно ведут себя или отмалчиваются, в таком случае Шенклер рекомендует обратиться к ним, например: «Я вижу, что Вы хорошо разбираетесь в том, о чем мы только что говорили. Не могли бы Вы добавить еще что-то по этому поводу?».  
 

Ценная информация

Каждый, кто делает вклад для общего результата, выигрывает сам
А. Барбур в своей книге «Громче, чем слова: невербальная коммуникация» отмечает, что только 7% того, что мы говорим, то есть слова, которые мы произносим, важны для общения, все остальное зависит от того, как именно мы это говорим. Точка зрения, смысловое наполнение сообщения и его ритм передают 38% информации, в то время, как язык тела, выражение лица и глаз несут 55% информации. Пользуйтесь возможностями невербальной коммуникации. Особенно это касается тех моментов, когда участник собрания постоянно смотрит только на ведущего во время своего выступления. Этого нужно избегать. Ведущий, в свою очередь, не должен постоянно смотреть на выступающего, а больше внимания уделять остальным участникам. Таким образом, подталкивая его тоже смотреть на остальных и устанавливать хороший контакт между ними.
 
Придерживайтесь плана собрания
Цель: убедитесь, что каждый участник знает порядок задач для обсуждения
Каждый участник должен знать, что и когда обсуждается. Понимать, что требуется от каждого, и в какие сроки это необходимо сделать. После собрания нужно обсудить, насколько его участники довольны его результатом и какие замечания имеют для его улучшения.
 
Технические моменты
Лучший способ сохранить высказанные идеи
После совещания на доске остаются многочисленные идеи, выдвинутые при обсуждении, а также графики и диаграммы. Для сохранения результатов собрания нужно скопировать данные с доски. Записывать в блокнот очень долго и неудобно. Дело еще в том, что кабинет для собраний нужен не только Вам и Вы можете задерживать других. Поэтому очень удобно сфотографировать доску, отослать это изображение на wb@scanR.com. Они подчистят его, сделают удобным для чтения, а также конвертирует в PDFдокумент. Эти данные Вы сможете разослать сотрудникам с помощью электронной почты.
 
Хорошо спланированное совещание будет ценным не только для компании и для достижения главного результата, а и для каждого сотрудника в отдельности.
Оценить статью: