Питер Брегман

От частного к общему: эффективное управление организацией по принципам тайм-менеджмента

0/5
Самый большой и самый вредный миф тайм-менеджмента – идея о том, что Вы сможете сделать абсолютно все, если только будете следовать правильной системе, составите правильный список заданий или будете правильным образом выполнять задания.
 
Это ошибочное мнение. Мы живем в эпоху непрерывного потока информации и общения, при чем наша доступность для других людей постоянно увеличивается благодаря современным технологиям связи. Сегодня мы оказались в таком положении, что даже если бы мы тратили все 24 часа в сутки на работу, без перерыва ни днем, ни ночью, мы бы все равно не успевали все. Поэтому важнее всего выбрать, на что не следует тратить свое время, какие вопросы игнорировать.
 
Зачастую вопросы организации работы всей компании в целом не рассматриваются с точки зрения тайм-менеджмента. Применение принципов тайм-менеджмента для организации отдельным человеком своего времени получило более широкое распространение. Многим руководителям приемы тайм-менеджмента кажутся слишком простыми для решения комплексных организационных задач.
 
Но это как раз тот случай, когда самое простое решение может стать самым эффективным. Ведь, по сути, организовать работу людей означает организовать то, как они тратят свое время. Из этого возникает необходимость взаимодействия между индивидуальным тайм-менеджментом и коллективным. Каким образом можно обеспечить эту связь? Предлагаем Вам применить прямой подход к управлению организацией по принципам тайм-менеджмента.
 
Первый шаг: Определите до пяти – не больше – вещей, на которых Вы хотите сфокусироваться в этом году. На эти пять вещей Вы должны будете тратить 95 % Вашего времени. Вы спросите:
почему именно пять вещей? Почему именно 95 %? Дело в том, что если Вы вместо того, чтобы тратить 95 % времени на пять главных вещей будете, скажем, тратить 80 % времени на десять вещей, Вы просто потеряете концентрацию и будете многое упускать из виду.
 
Эти пять главных направлений лягут в основу Вашего списка задач. Просто возьмите листок бумаги и разделите его на шесть колонок: пять из них подпишите в соответствии со своими пятью приоритетами, а шестую назовите «Остальные 5 %». Последняя колонка – как приправа к основному блюду, главное не с ней не переборщить. Дела, не связанные с пятью приоритетами года, не должны занимать более 5 % Вашего времени каждый день.
 
Распределите в эти шесть колонок пункты из своего переполненного списка задач. Задачи, которые не подходят ни к одному из основных пяти направлений, запишите в шестой столбик. Когда я в первый раз попробовал так же точно организовать свои задания в список из шести колонок, половина из них не попали ни в одну из пяти основных категорий. Но уже через несколько дней использования этой схемы, я научился отказываться от дел, которые отвлекали меня от пяти самых важных для меня целей. (Конечно, если у Вас выйдет, что в последнюю колонку попадут дела критической важности, которые нельзя игнорировать, это будет означать, что Вам стоит пересмотреть свои пять приоритетов – это может стать для Вас ценным опытом.)
 
Второй шаг: Когда Вы создали свой список заданий из шести колонок, помогите каждому из своих прямых подчиненных составить его (ее) список. В этом и проявится вертикальное согласование: пять приоритетов каждого из Ваших подчиненных будут вытекать из пяти Ваших приоритетов. Точно так же Ваши пять приоритетов должны основываться на пяти  задачах Вашего руководителя и так далее, вплоть до наивысшего уровня – генерального директора компании.
 
Определить свои приоритеты особенно важно для высшего руководства любой организации. Как правило, более высокий пост означает более обобщенные и комплексные задачи. В конце концов, генеральный директор отвечает за всю компанию. Но тот, кто попытается сфокусироваться на всем, в конечном счете не получит ничего. Потому предназначение главы компании и совета директоров состоит в том, чтобы определить несколько самых главных для всей компании направлений.
 
Третий шаг: Используйте список заданий, чтобы руководить работой сотрудников. Быстрого взгляда на список заданий любого работника будет достаточно, чтобы понять, соответствует ли его деятельность пяти приоритетным направлениям. Если нет, то Вы сможете немедленно скоординировать работу в верном направлении, если да – сможете поощрить сотрудника и помочь ему продвигаться в том же духе.
 
Главное достоинство данного метода – его простота и конкретность. Таким образом, работа каждого сотрудника основывается на пяти приоритетах всей фирмы.
 
Метод списка задач из шести колонок помогает сделать управление командой более прозрачным и подчиненным общей стратегии. Кроме того, это научит менеджеров и сотрудников всех уровней отказываться от заданий, которые отвлекают их от главной цели. Этот подход переносит привычный процесс постановки целей на качественно новый уровень. Каждый день все члены коллектива смогут организовывать свою работу в соответствии с приоритетами организации.
 
Этот подход будет особенно полезен в матричных организациях, имеющих разветвленную иерархию. Каждый сотрудник считает свои задачи самыми важными, что часто может приводить к противостоянию интересов и конфликтам в коллективе. Метод списка задач из шести столбцов поможет разрешить подобные противоречия.
Многие организации используют менеджмент по целям, однако, чаще всего эти цели рассматриваются исключительно в масштабе года (иногда квартала), связь с ежедневными задачами при этом отсутствует. Но если глава компании внедряет какую-либо стратегию, то для ее эффективной реализации необходимо, чтобы все ежедневные обязанности работников выстраивались вокруг этой стратегии.
 
При внедрении метода списка задач из шести столбцов на первых порах у всех могут возникнуть трудности, поскольку многим сотрудникам предстоит по-другому взглянуть на свою деятельность в компании. Но пройдет совсем немного времени, и как только они обретут уверенность, то смогут оценить плюсы этого приема. Каждый сможет сэкономить массу времени и сил, когда откажется от задач, неприоритетных с точки зрения компании в целом.
 
Источник: 
http://peterbregman.com
Оценить статью: