Тайм менеджмент в подготовке и запуске проектов

5/5
Эффективный тайм менеджмент при работе над заданиями и проектами с каждым днем становится все более важной задачей в работе любого менеджера. Основные цели проектного менеджмента заключаются в том, чтобы помочь менеджеру четко понимать все нюансы каждого проекта, над которым он работает в данное время, а также помочь в планировании и организации работы над проектами и в понимании того, как довести проект до конца.

Эффективный тайм менеджмент при работе над заданиями и проектами с каждым днем становится все более важной задачей в работе любого менеджера.

Основные цели проектного менеджмента заключаются в том, чтобы помочь менеджеру четко понимать все нюансы каждого проекта, над которым он работает в данное время, а также помочь в планировании и организации работы над проектами и в понимании того, как довести проект до конца.

Главная цель менеджмента при работе над заданиями состоит в том, чтобы помочь научиться как можно эффективнее использовать рабочее время, основываясь на понимании того, какие задания должны стоять в приоритете на данном этапе работы, и какие впоследствии.
Давайте проанализируем основные проблемы для этих двух уровней. Наша задача определить причины каждой проблемы и найти эффективной их решение.

Стресс, тревога и подавленность

Первая проблема заключается в том, что менеджеры часто испытывают чувство тревоги, находятся в постоянной стрессовой ситуации, а также страдают от чрезмерного количества заданий, которые наваливаются на них, и с которыми они неспособны справиться. Из личного опыта я пришел к выводу, что есть три причины, которые приводят к таким состояниям.

Первая заключается в том, что у менеджеров накапливается очень много заданий, которые они должны делать одновременно, и над которыми они теряют контроль. И этих задач настолько много, что память просто не может удержать все, поэтому, когда дела выходят из-под контроля, мы начинаем паниковать. Именно это беспокойство – верный знак того, что задачи, которые лежат на нас выше нашей способности решить и контролировать все вместе и одновременно.
 
Вторая причина того, что мы прибываем в подавленном состоянии, заключается в следующем: у нас чересчур много новых требований к использованию времени и установки приоритетов. Это состояние может быть вызвано новыми проектами, требованиями, новой информацией, которую нам нужно быстро обработать, кучей электронных писем, непредвиденными командировками, кризисом и т.д. Если Вы не выработали для себя хорошую стратегию для того, чтобы справиться со всем этим, то это нормально, что Вы чувствуете себя некомфортно.
 
Третья причина – Вы чувствуете себя подавленными и уставшим, когда у Вас появляется новый проект или задание, которые по своим объемам насколько велики, что Вы не можете четко представить себе, с чего начать и что именно следует делать, как успешно довести их до конца. Мы чувствуем тревогу, когда не понимаем, какой именно первый шаг должен быть сделан на пути к решению сложной задачи. 
 
Эти все три чувства усиливаются, когда вышеназванные проблемы наваливаются одновременно. Как все сложные задания и проекты нужно решать одновременно, может возникать чувство, что мы совершенно не можем со всем этим справиться.
Худшее, что может быть в данной ситуации: пытаться надеется только на свою память, чтобы удержать всю важную информацию, браться за все дела сразу и неадекватно распределять свои силы и время для работы над заданиями.

Не укладываться во временные рамки выполнения заданий

Еще одна проблема заключается в том, что мы попросту не успеваем по срокам с выполнением важного проекта. Когда приближается дедлайн, Вы иногда работает по ночам и в выходные, чтоб хоть как-то успеть по срокам. И даже в таком случае это не гарантирует Вам, что Вы успеете и все сделаете хорошо. Это нормально, если дедлайн в Вашей жизни – одиночный случай, а не привычное дело. Если же Вы постоянно не успеваете со сдачей работы, то это верный признак того, что у Вас проблемы с тайм менеджментом.

Худшее, что может быть в данной ситуации: плохое планирование, перфекционизм, прокрастинация, попытки браться за все дела сразу, всегда говорить «да».

Забывать делать важные вещи

Было ли у Вас такое, что Вы просто забывали о том, что Ваш руководитель или коллега написали Вам электронное письмо с вопросом о важном задании, которое Вы должны были сделать, а у Вас вылетело это из головы и Вы даже не приступали к работе над ним? Забывали ли вы про важные поручения, собрания, или про прекрасные идеи, которые приходили Вам в голову?

Худшее, что может быть в данной ситуации: использовать только свою память, чтобы держать в ней все важные дела, события и идеи. 

Чересчур много работы

Вам кажется, что Вы перегружены работой? Ваше расписание настолько насыщенное, что Вам даже передохнуть некогда? Проблема перегруженности работой характерна для тех людей, у которых имеются проблемы с проектным и задачным менеджментом, так как они берут на себя чересчур много работы, с которой им не под силу справиться. В принципе, перегруженность может быть результатом многих проблем тайм менеджмента, которые возникают у работников.

Худшее, что может быть в данной ситуации: попытки браться за все дела сразу, всегда говорить «да», перфекционизм.

Затруднения в начале работы над новым проектом

Часто ли Вы теряетесь в том, какой первый шаг необходимо предпринять в работе с новым проектом? Если у Вас трудности с пошаговым планированием работы над ним? Чувствуете ли Вы, что время от времени отвлекаетесь от важной работы? Часто ли Вы не понимаете, как довести проект до конца?

 

Худшее, что может быть в данной ситуации: плохое планирование.

Легко отвлекаемся

Еще одно затруднение, которое связано с предыдущим, это незнание, как довести проект до конца. Есть несколько причин, почему это происходит: Вы отвлекаетесь, теряете интерес к работе, избегаете тяжелую работу, не можете сфокусироваться на деталях и т.д. Люди, которые умеют начать и довести до конца важные проекты, очень ценятся организациями, в отличие от тех, кто не может этим похвастаться.

Худшее, что может быть в данной ситуации: постоянно отвлекаться на мелочи.

Рутинная работа над неважными заданиями
Бывает ли у Вас такое, что Вы целый день постоянно чем-то заняты, а в итоге выходит, что ничего важного так и не успели сделать? Уходите ли Вы с работы, понимая, что так и не сделали того, что от Вас требовалось? Если это происходит, то, скорее всего, Вы тратите большинство своего времени на неважные и незначительные для Вас задания, вместо того, чтобы концентрироваться на более значимых для Вас вещах. Это одна из самых распространенных ошибок тайм менеджмента.
Худшее, что может быть в данной ситуации: постоянно отвлекаться на мелочи, плохое планирование, всегда говорить «да».

Застрять в режиме «кризис»

Проводите ли Вы много времени в борьбе с последствиями кризиса? Часто ли у Вас возникают трудности в планировании, потому что постоянно возникают какие-то непредвиденные ситуации? Застрять в режиме «кризиса» - это очень плохо, так как не дает Вам возможности обращать внимание на действительно важные вещи. Также очень тяжело планировать, когда в работе царит полный хаос.

Худшее, что может быть в данной ситуации: идти на поводу у кризиса.

Постоянная нехватка времени

Часто ли Вы начинаете ощущать нехватку времени при работе над проектами? Если у Вас проблемы с тем, чтобы правильно определить, когда именно нужно начинать работу над проектом, чтобы завершить ее в срок? Именно нехватка времени симптом того, что у Вас очень большие проблемы с тайм менеджментом, особенно если Вы сталкиваетесь с ней регулярно.

 

Худшее, что может быть в данной ситуации: плохое планирование, попытки браться за все дела сразу, всегда говорить «да», перфекционизм.

Ошибки в организации рабочего времени

Это происходит того, когда Вы большинство своего времени уделяете не самой работе над важными заданиями, а организационным моментам, таким как, например, уборкой рабочего места, составлением списка дел и т.д.

Худшее, что может быть в данной ситуации: чрезмерное планирование и организационная работа, ловушки для эффективности.

Отсутствие адекватной организации работы

Именно эта одна из самых распространенных проблем, которые воруют Ваше ценное время. Исследования доказали, что в среднем американский менеджер тратит около шести недель на поиск информации, которая размещена в несоответствующем для нее месте. А это, в свою очередь, занимает около пяти часов еженедельно. А еще доказано, что около года от всего времени, которое менеджеры на работе, они ищут необходимые для работы вещи, которые либо не лежат на своих местах, либо вовсе потерялись.

Дезорганизация медленно и практически незаметно пожирает Ваше ценное рабочее время.
Необходимо не только отдавать себе отчет в том, что у Вас проблемы, но и искать соответствующее и своевременно решение каждой из них.
Оценить статью: